OwnShift Benutzerhandbuch

Übersicht

OwnShift ist eine moderne Dienstplanungssoftware, die in zwei Hauptbereiche unterteilt ist:

• Haupt-App - Für Planer, Bereichsleiter und Administratoren zur Erstellung und Verwaltung des Dienstplans
• Mitarbeiter-Portal - Für Mitarbeiter zur Einsicht in eigene Schichten und Verwaltung von Urlaubsanträgen
• Display - Öffentliche Anzeige für Monitore in der Praxis/Einrichtung

Die Haupt-App bietet umfangreiche Funktionen zur Planung, Verwaltung von Mitarbeitern, Bereichen, Abwesenheiten und Urlaubsanträgen. Alle Funktionen sind über die Navigation im Header erreichbar.

Planung (SmartShifts)

Der Planungsbereich ist das Herzstück von OwnShift. Hier erstellen und verwalten Sie alle Schichten für Ihre Mitarbeiter. Die Ansicht ist flexibel und bietet sowohl Tages- als auch Wochenansicht.

Header & Navigation

Im oberen Bereich der Planung finden Sie verschiedene Steuerelemente zur Navigation und Verwaltung:

• Jahr-Dropdown - Wählen Sie das Jahr aus, für das Sie planen möchten. Das Dropdown zeigt alle verfügbaren Jahre an.
• KW-Dropdown - Wählen Sie direkt eine Kalenderwoche aus. Die Wochen sind nach Monaten gruppiert für bessere Übersicht.
• KW freigeben - Dieser Button macht die aktuelle Woche für Mitarbeiter im Mitarbeiter-Portal sichtbar.
• Exportieren (Dropdown) - Verschiedene Export-Optionen:
  • PDF: Mitarbeiter - Erstellt ein PDF mit allen Schichten, gruppiert nach Mitarbeitern
  • PDF: Nach Bereichen - Erstellt ein PDF, gruppiert nach Bereichen
  • PDF: Timeline-Ansicht - Erstellt ein PDF in Timeline-Format
  • Kalender-Export (ICS) - Öffnet einen Dialog zum Exportieren von Kalenderdateien für Outlook, Google Calendar, etc.

KW-Navigation

Unter dem Header finden Sie eine scrollbare Liste aller Kalenderwochen des ausgewählten Jahres. Diese Navigation ermöglicht schnelles Springen zwischen Wochen:

• Klicken Sie auf eine KW, um direkt zu dieser Woche zu springen
• Die Pfeile links und rechts ermöglichen schrittweises Scrollen
• Die aktuelle Woche ist farblich hervorgehoben

Tages-Navigation

Unter der KW-Navigation sehen Sie die 7 Tage der aktiven Woche. In der Tagesansicht können Sie auf einen Tag klicken, um die Details dieses Tages zu sehen.

Action Bar

Die Action Bar bietet wichtige Funktionen für die Planung:

• Wochen-Modus (Toggle) - Schaltet zwischen Tages- und Wochenansicht um:
  • Tagesansicht - Zeigt einen Tag detailliert mit allen Schichten
  • Wochenansicht - Zeigt die gesamte Woche auf einen Blick
• Layout-Toggle (☰) - Nur in der Wochenansicht sichtbar. Wechselt zwischen:
  • Horizontal - Tage nebeneinander (Standard)
  • Vertikal - Tage untereinander (kompakter)
• Schicht(en) erstellen (➕) - Öffnet den Schicht-Wizard:
  1 Wählen Sie den Bereich aus
  2 Geben Sie Schichtname, Start- und Endzeit ein
  3 Wählen Sie die Wochentage aus, an denen die Schicht erstellt werden soll
  4 Optional: Wählen Sie bereits Mitarbeiter aus oder lassen Sie die Schicht leer
  5 Optional: Aktivieren Sie "Wiederkehrend" für automatische Erstellung
• Auto-Planer (🤖) - Automatische Mitarbeiter-Zuweisung für unbesetzte Schichten. → Mehr erfahren
• Vorlagen (Dropdown) - Schnellzugriff auf gespeicherte Vorlagen:
  • Letzte Woche kopieren - Kopiert alle Schichten der vorherigen Woche
  • Gespeicherte Templates - Liste aller gespeicherten Wochen-Templates
  • → Alle Vorlagen verwalten - Öffnet den Vorlagen-Tab
• Filter (rechts) - Filtert die Ansicht:
  • Bereiche - Zeigt nur Schichten bestimmter Bereiche
  • Mitarbeiter - Zeigt nur Schichten bestimmter Mitarbeiter
  • Schichttypen - Filtert nach Schichtnamen

Auto-Planer

Der Auto-Planer ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur automatischen Zuweisung von Mitarbeitern zu unbesetzten Schichten. Er analysiert alle offenen Positionen und schlägt basierend auf einem intelligenten Algorithmus passende Mitarbeiter vor.

Zugriff: Klicken Sie auf den 🤖 Button in der Action Bar der SmartShifts-Ansicht.

Schritt 1: Analyse & Konfiguration

Im ersten Schritt analysiert der Auto-Planer die aktuelle Woche:

• Bereichs-Filter - Optional können Sie die Vorschläge auf einen bestimmten Bereich beschränken
• Übersicht - Zeigt die Anzahl unbesetzter Schichten und verfügbarer Mitarbeiter
• Start - Klicken Sie auf "Vorschläge generieren" um fortzufahren

Schritt 2: Vorschläge prüfen

Der Auto-Planer erstellt für jede unbesetzte Position einen Vorschlag. Die Vorschläge werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt:

• Schicht-Informationen - Wochentag, Uhrzeit, Bereich und Schichtname
• Vorgeschlagener Mitarbeiter - Der Mitarbeiter mit dem besten Score
• Stunden-Balance - Eine visuelle Darstellung der aktuellen Auslastung:
  • Orange/Gelb - Mitarbeiter hat noch freie Kapazität (unter Soll-Stunden)
  • Grün - Mitarbeiter ist optimal eingeteilt (nahe Soll-Stunden)
  • Rot - Mitarbeiter wäre überplant (über Soll-Stunden)
• Aktionen pro Vorschlag:
  • ✓ Akzeptieren - Vorschlag wird übernommen
  • ✕ Überspringen - Position wird nicht besetzt
  • Mitarbeiter ändern - Dropdown zur Auswahl eines anderen Mitarbeiters

Schritt 3: Ausführung

Nach der Überprüfung werden alle akzeptierten Vorschläge übernommen:

• Fortschrittsanzeige - Ein Balken zeigt den Fortschritt der Zuweisungen
• Ergebnis - Zusammenfassung der erfolgreichen und übersprungenen Zuweisungen
• Fehlerbehandlung - Bei Konflikten werden diese angezeigt und können manuell behoben werden

Score-Berechnung (Algorithmus)

Der Auto-Planer bewertet jeden möglichen Mitarbeiter für jede unbesetzte Schicht nach folgenden Kriterien:

• Monatliche Stunden-Balance (höchste Priorität) - Mitarbeiter, die noch unter ihrem Soll sind, werden bevorzugt
• Wöchentliche Stunden-Balance - Gleichmäßige Verteilung über die Woche wird angestrebt
• Konfliktprüfung - Abwesenheiten, Überschneidungen mit anderen Schichten, und Verfügbarkeitsregeln
• Bereichs-Qualifikation - Mitarbeiter muss dem Bereich der Schicht zugeordnet sein

Schicht-Grid

Das Schicht-Grid ist die Hauptansicht für die Planung. Hier sehen Sie alle Schichten der Woche, gruppiert nach Bereichen und Tagen.

• Schicht-Karten - Jede Schicht wird als Karte angezeigt mit:
  • Schichtname und Zeit (z.B. "Frühschicht 06:00 - 14:00")
  • Bereichsfarbe zur visuellen Unterscheidung
  • Anzahl benötigter Mitarbeiter (Soll)
  • Anzahl aktuell zugewiesener Mitarbeiter (Ist)
• Mitarbeiter-Dropdowns - Jede Schicht hat Dropdown-Menüs zur Zuweisung:
  • Wählen Sie einen Mitarbeiter aus dem Dropdown aus
  • Die Zuweisung wird automatisch gespeichert
  • Bei Konflikten (z.B. Doppelbuchung, Abwesenheit) erscheint eine Warnung
  • Sie können die Zuweisung trotz Warnung bestätigen oder abbrechen
  • Um einen Mitarbeiter zu entfernen:
    • Klicken Sie auf das X vor dem Dropdown, oder
    • Wählen Sie "-- Wählen --" im Dropdown
• Lead-Dropdown - Für Schichten, die einen Arzt/Ärztin benötigen:
  • Separates Dropdown für die Lead-Zuweisung
  • Zeigt nur qualifizierte Mitarbeiter an
  • Warnungen bei Konflikten werden angezeigt
• Intelligente Dropdown-Liste - Die Dropdowns zeigen passende Mitarbeiter:
  • Sortiert nach Verfügbarkeit (ohne Konflikte zuerst)
  • Berücksichtigt Bereichszugehörigkeit
  • Berücksichtigt Qualifikation
  • Berücksichtigt Rotationsgerechtigkeit
  • Mitarbeiter mit Warnungen werden am Ende der Liste angezeigt
• Warnungen und Konflikte:
  • Bei Auswahl eines Mitarbeiters mit Konflikten erscheint ein Dialog
  • Harte Blockierungen (Abwesenheit, harte Verfügbarkeitsregeln) verhindern die Zuweisung
  • Weiche Warnungen (z.B. Überschreitung der Wochenstunden) können bestätigt werden
  • Die Warnungen zeigen die genauen Gründe an
• Farben - Jeder Bereich hat eine eigene Farbe zur visuellen Unterscheidung
• Bereichsgruppierung - Schichten sind nach Bereichen gruppiert, Bereiche können ein-/ausgeklappt werden

Sidebar (rechts)

Die Sidebar bietet zusätzliche Informationen und Funktionen:

• Übersicht - Statistiken zur aktuellen Woche:
  • Anzahl Schichten
  • Gesamtstunden
  • Anzahl zugewiesener Mitarbeiter
• Soll-/Ist-Stunden - Monatliche Stundenübersicht:
  • Zeigt für jeden Mitarbeiter die Soll- und Ist-Stunden
  • Farbcodierung: Grün = im Soll, Rot = Überstunden, Gelb = Unterstunden
  • Klick auf einen Mitarbeiter zeigt Details
• Feiertage - Anzeige aller Feiertage der aktuellen Woche:
  • Feiertage werden automatisch erkannt
  • Bundesland-spezifische Feiertage werden berücksichtigt
• Abwesenheiten - Übersicht aller Abwesenheiten:
  • Urlaub, Krankheit, etc.
  • Farbcodiert nach Typ
  • Klick öffnet Details

Schicht-Dialog

Der Schicht-Dialog öffnet sich beim Klick auf eine Schicht. Hier können Sie alle Details bearbeiten:

• Schichtname - Name der Schicht (z.B. "Frühschicht", "Nachtdienst")
• Bereich - Zugeordneter Bereich (Dropdown)
• Von/Bis - Start- und Endzeit der Schicht
• Pausen (optional) - Definieren Sie Pausenzeiten für die Schicht:
  • Klicken Sie auf "+ Pause hinzufügen" um eine Pause zu definieren
  • Geben Sie Start- und Endzeit der Pause ein (z.B. 12:00 - 12:45)
  • Mehrere Pausen pro Schicht möglich (z.B. 2x 15 Min oder 1x 30 Min + 1x 15 Min)
  • Die Netto-Arbeitszeit wird automatisch berechnet (Brutto minus Pausen)
  • Das System zeigt Warnungen, wenn gesetzliche Mindestpausen nicht eingehalten werden:
    • Bei > 6h Arbeitszeit: Mindestens 30 Minuten Pause erforderlich
    • Bei > 9h Arbeitszeit: Mindestens 45 Minuten Pause erforderlich
  • Pausen können mit dem X-Button entfernt werden
• Mitarbeiter - Zugeordnete Mitarbeiter:
  • Klicken Sie auf "+ Mitarbeiter" um einen Mitarbeiter hinzuzufügen
  • Es werden passende Mitarbeiter vorgeschlagen
  • Konflikte werden automatisch angezeigt
  • Klicken Sie auf das X neben einem Mitarbeiter, um ihn zu entfernen
• Arzt/Ärztin - Optional: Zuweisung eines Arztes/Ärztin für die Schicht
• Speichern - Speichert alle Änderungen
• Löschen - Entfernt die Schicht komplett (mit Bestätigung)

Berichte

Der Berichte-Bereich bietet umfangreiche Auswertungen und Statistiken:

• Monatsberichte - Übersicht nach Monaten:
  • Stundenübersicht pro Mitarbeiter
  • Auslastungsstatistiken
  • Vergleich Soll vs. Ist
• Stundenübersicht - Detaillierte Stundenübersicht:
  • Pro Mitarbeiter
  • Pro Bereich
  • Pro Zeitraum
• Bereichsberichte - Statistiken nach Bereichen:
  • Auslastung pro Bereich
  • Schichtverteilung
  • Mitarbeiterverteilung
• Export - Alle Berichte können exportiert werden:
  • PDF-Export für Druck
  • Excel-Export für weitere Bearbeitung

Mitarbeiter

Im Mitarbeiter-Bereich verwalten Sie alle Mitarbeiter, ihre Daten, Bereiche und Verfügbarkeiten.

Übersicht

Die Mitarbeiter-Übersicht zeigt eine Liste aller Mitarbeiter mit folgenden Informationen:

• Name
• E-Mail
• Wochenstunden
• Zugeordnete Bereiche
• Rolle (Admin, Planer, Bereichsleiter, Mitarbeiter)
• Status (Aktiv/Inaktiv)

Filter und Suche:

• Suchfeld - Durchsucht Namen und E-Mails
• Bereichs-Filter - Zeigt nur Mitarbeiter bestimmter Bereiche
• Rollen-Filter - Filtert nach Rollen
• Status-Filter - Zeigt nur aktive oder inaktive Mitarbeiter

Buttons:

• Neuer Mitarbeiter (➕) - Öffnet Dialog zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters
• Bearbeiten - Öffnet den Mitarbeiter-Dialog zum Bearbeiten
• Löschen - Entfernt den Mitarbeiter (mit Bestätigung)

Mitarbeiter bearbeiten

Der Mitarbeiter-Dialog ermöglicht die Bearbeitung aller Mitarbeiterdaten:

• Name - Vollständiger Name des Mitarbeiters
• E-Mail - E-Mail-Adresse (wird für Login und Benachrichtigungen verwendet)
• Wochenstunden - Verfügbare Stunden pro Woche (für Soll-/Ist-Vergleich)
• Bereiche - Zugeordnete Bereiche:
  • Wählen Sie einen oder mehrere Bereiche aus
  • Mitarbeiter können nur Schichten in zugewiesenen Bereichen erhalten
• Rolle - Benutzerrolle:
  • Admin - Vollzugriff auf alle Funktionen
  • Planer - Kann Dienstplan erstellen/bearbeiten, Mitarbeiter und Benutzer verwalten
  • Bereichsleiter - Kann nur eigene Bereiche verwalten
  • Mitarbeiter - Nur Einsicht im Mitarbeiter-Portal
• Passwort zurücksetzen - Setzt das Passwort zurück und zeigt ein neues an
• Speichern - Speichert alle Änderungen

Verfügbarkeiten

Verfügbarkeiten definieren, wann ein Mitarbeiter für Schichten verfügbar ist:

• Zeitfenster - Definieren Sie Start- und Endzeit
• Wochentage - Wählen Sie die Wochentage aus
• Typ:
  • Hart - Mitarbeiter kann in dieser Zeit keine Schichten erhalten
  • Weich - Bevorzugt, aber nicht zwingend
• Hinweis - Verfügbarkeiten werden bei der automatischen Vorschlagsfunktion berücksichtigt

Bereiche

Bereiche organisieren Ihre Schichten nach Abteilungen, Stationen oder Funktionsbereichen.

• Übersicht - Liste aller Bereiche mit Farbzuordnung
• Bereich-Dialog:
  • Name - Name des Bereichs (z.B. "Station 1", "OP", "Notaufnahme")
  • Farbe - Farbauswahl für visuelle Unterscheidung im Plan
  • Mitarbeiter - Zugeordnete Mitarbeiter
  • Pools - Mitarbeiter-Pools für spezielle Rotationen:
    • Wochenend-Pool - Mitarbeiter für Wochenend-Schichten
    • Nacht-Pool - Mitarbeiter für Nachtschichten
• Buttons:
  • Neuer Bereich (➕) - Legt einen neuen Bereich an
  • Bearbeiten - Bearbeitet einen bestehenden Bereich
  • Löschen - Entfernt einen Bereich (nur wenn keine Schichten zugeordnet sind)

Wochenend- und Nacht-Pools

Pools ermöglichen eine faire Rotation von Wochenend- und Nachtschichten. Jeder Bereich kann eigene Pools haben.

• Pool-Verwaltung:
  • Im Bereich-Dialog finden Sie die Tabs "WE-Pool" und "Nacht-Pool"
  • Mitarbeiter werden per Checkbox zum Pool hinzugefügt oder entfernt
  • Mitarbeiter mit harten Wochenend-Einschränkungen werden automatisch ausgeschlossen
  • Live-Suche zum Filtern der Mitarbeiterliste
• Automatisches Tracking:
  • Das System speichert automatisch, wann ein Mitarbeiter zuletzt Wochenend- oder Nachtdienst hatte
  • In der Pool-Verwaltung sehen Sie: "Letzter WE-Dienst: vor X Tagen"
  • Für neue Pool-Mitglieder: "noch nie am WE" oder "noch nie Nachtdienst"
• Intelligente Vorschläge:
  • Bei Wochenendschichten werden Pool-Mitglieder bevorzugt im Dropdown angezeigt
  • Sortierung: Wer am längsten keinen WE/Nacht-Dienst hatte, steht oben
  • Anzeige im Dropdown: "Müller, Anna [vor 14d]" oder "Schmidt, Max [noch nie am WE]"
  • Nicht-Pool-Mitglieder erscheinen weiter unten in der Liste
• Automatische Erkennung:
  • Das System erkennt automatisch Wochenendschichten (konfigurierbar in Einstellungen)
  • Das System erkennt automatisch Nachtschichten (konfigurierbar in Einstellungen)
  • Bei jeder Zuweisung wird das Tracking automatisch aktualisiert

Abwesenheiten

Im Abwesenheiten-Bereich verwalten Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter.

• Übersicht - Liste aller Abwesenheiten mit Filterfunktionen:
  • Filter nach Mitarbeiter
  • Filter nach Typ (Urlaub, Krankheit, etc.)
  • Filter nach Zeitraum
• Abwesenheit-Dialog:
  • Mitarbeiter - Betroffener Mitarbeiter
  • Typ - Art der Abwesenheit:
    • Urlaub
    • Krankheit
    • Elternzeit
    • Fortbildung
    • Schule
    • Uni
    • Sonstiges
  • Von/Bis - Zeitraum der Abwesenheit
  • Notiz - Optionale Bemerkungen
• Buttons:
  • Neue Abwesenheit (➕) - Legt eine neue Abwesenheit an
  • Bearbeiten - Bearbeitet eine bestehende Abwesenheit
  • Löschen - Entfernt eine Abwesenheit
• Hinweis - Abwesenheiten werden bei der Planung automatisch berücksichtigt und als Konflikte angezeigt

Urlaub

Der Urlaub-Bereich verwaltet alle Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter.

• Übersicht - Liste aller Urlaubsanträge:
  • Status: Offen, Genehmigt, Abgelehnt
  • Badge im Header zeigt Anzahl offener Anträge
  • Filter nach Status, Mitarbeiter, Zeitraum
• Urlaubsantrag-Dialog:
  • Mitarbeiter - Antragsteller
  • Von/Bis - Zeitraum des Urlaubs
  • Notiz - Optionale Bemerkungen vom Mitarbeiter
  • Status ändern - Genehmigen oder Ablehnen
• Buttons:
  • Genehmigen - Genehmigt den Antrag (wird automatisch als Abwesenheit angelegt)
  • Ablehnen - Lehnt den Antrag ab
• Hinweis - Genehmigte Urlaubsanträge werden automatisch als Abwesenheiten übernommen

Vorlagen

Vorlagen sparen Zeit bei der Erstellung wiederkehrender Schichtmuster.

Wochen-Templates

Wochen-Templates speichern komplette Wochen-Strukturen:

• Template speichern:
  1 Gehen Sie zur gewünschten Woche in der Planung
  2 Klicken Sie auf "Template speichern" im Vorlagen-Tab
  3 Geben Sie einen Namen ein (z.B. "Standard-Woche Januar")
  4 Wählen Sie, ob Mitarbeiter-Zuweisungen mit gespeichert werden sollen
• Template laden:
  1 Wählen Sie die Ziel-Woche aus
  2 Klicken Sie auf "Template laden"
  3 Wählen Sie das gewünschte Template aus
  4 Bestätigen Sie die Übernahme
• Template löschen - Entfernt ein gespeichertes Template

Schichtvorlagen

Schichtvorlagen erstellen automatisch wiederkehrende Schichten:

• Neue Vorlage anlegen:
  • Definieren Sie Schichtname, Bereich, Zeit
  • Wählen Sie die Wochentage
  • Aktivieren Sie "Wiederkehrend"
  • Die Schichten werden automatisch für jede Woche erstellt
• Vorlage bearbeiten - Ändert die Regeln für automatische Erstellung
• Vorlage löschen - Entfernt die Vorlage (bestehende Schichten bleiben erhalten)

Verfügbarkeitsregeln

Verfügbarkeitsregeln definieren individuelle Verfügbarkeiten und Präferenzen für jeden Mitarbeiter. Diese Regeln werden bei der Schichtzuweisung berücksichtigt und zeigen Warnungen oder blockieren Zuweisungen, wenn sie verletzt werden.

Übersicht

Im Regeln-Bereich sehen Sie alle Verfügbarkeitsregeln aller Mitarbeiter in einer übersichtlichen Tabelle:

• Filter - Filtern Sie Regeln nach:
  • Mitarbeiter (Dropdown mit allen Mitarbeitern)
  • Typ (Wochentag, Wochentag + Zeitraum)
  • Härte (Hart, Weich)
  • Status (Aktiv, Inaktiv)
  • Suche in Beschreibung
  • Nur aktuell gültig (Checkbox)
• Tabelle - Zeigt für jede Regel:
  • Mitarbeiter-Name
  • Typ (Wochentag, Wochentag + Zeitraum)
  • Wochentage (z.B. "Mo, Di, Mi")
  • Zeitraum (z.B. "08:00 - 16:00")
  • Regel-Härte (Hart/Weich)
  • Verfügbarkeit (Verfügbar/Nicht verfügbar)
  • Beschreibung
  • Gültigkeit (Zeitraum)
  • Status (Aktiv/Inaktiv)
  • Aktionen (Bearbeiten, Löschen)
• Button "+ Neue Regel" - Öffnet Modal zum Erstellen einer neuen Verfügbarkeitsregel

Verfügbarkeitsregel erstellen

Beim Klick auf "+ Neue Regel" öffnet sich ein Modal, in dem Sie eine neue Verfügbarkeitsregel definieren können.

Screenshot: Modal "Neue Verfügbarkeitsregel" mit allen Eingabefeldern
Bild: verfuegbarkeitsregel-modal.png

Das Modal enthält folgende Felder:

• Mitarbeiter auswählen * - Wählen Sie den Mitarbeiter, für den die Regel gelten soll
• Regel-Typ * - Wählen Sie den Typ der Regel:
  • Wochentag - Regel gilt für bestimmte Wochentage (z.B. "Nie mittwochs")
  • Wochentag + Zeitraum - Regel gilt für bestimmte Wochentage in einem Zeitraum (z.B. "Freitags nur bis 14:00")
• Wochentage auswählen * - Wählen Sie einen oder mehrere Wochentage per Checkbox:
  • Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag, Sonntag
  • Mehrfachauswahl möglich (z.B. "Montag, Mittwoch, Freitag")
• Von (Uhrzeit) * - Startzeit des Zeitraums (nur bei Typ "Wochentag + Zeitraum")
• Bis (Uhrzeit) * - Endzeit des Zeitraums (nur bei Typ "Wochentag + Zeitraum")
• Verfügbarkeit * - Legen Sie fest, ob der Mitarbeiter:
  • NICHT verfügbar zu dieser Zeit - Mitarbeiter kann nicht zugewiesen werden (z.B. "Mittwochs nie verfügbar")
  • NUR verfügbar zu dieser Zeit - Mitarbeiter kann nur in diesem Zeitraum zugewiesen werden (z.B. "Nur zwischen 8:00 und 16:00")
• Regel-Typ * - Legen Sie die Härte der Regel fest:
  • Hart (MUSS - Warnung bei Verletzung) - Regel MUSS eingehalten werden, Zuweisung wird blockiert oder zeigt starke Warnung
  • Weich (SOLL - Hinweis bei Verletzung) - Regel SOLLTE eingehalten werden, zeigt nur Hinweis, erlaubt aber Zuweisung
• Beschreibung / Grund - Optional: Beschreiben Sie den Grund für die Regel (z.B. "Kinderbetreuung", "Studium")
• Zeitliche Begrenzung (optional):
  • Gültig von - Regel gilt ab diesem Datum (leer = unbegrenzt)
  • Gültig bis - Regel gilt bis zu diesem Datum (leer = unbegrenzt)
  • Beispiel: "Mittwochs nicht verfügbar, aber nur im Januar 2025"
• Regel ist aktiv - Checkbox zum Aktivieren/Deaktivieren der Regel

Beispiele für Verfügbarkeitsregeln

• "Nie mittwochs":
  • Typ: Wochentag
  • Wochentage: Mittwoch
  • Verfügbarkeit: NICHT verfügbar
  • Härte: Hart
  • Beschreibung: "Kinderbetreuung mittwochs"
• "Freitags nur bis 14:00":
  • Typ: Wochentag + Zeitraum
  • Wochentage: Freitag
  • Von: 14:00
  • Bis: 23:59
  • Verfügbarkeit: NICHT verfügbar
  • Härte: Hart
  • Beschreibung: "Früher Feierabend freitags"
• "Nur zwischen 8:00 und 16:00 verfügbar":
  • Typ: Wochentag + Zeitraum
  • Wochentage: Alle (Mo-So)
  • Von: 00:00
  • Bis: 08:00
  • Verfügbarkeit: NICHT verfügbar (für Zeitraum vor 8:00)
  • Härte: Weich
  • Beschreibung: "Präferenz: Normale Arbeitszeiten"

Regel-Verwaltung

• Regel bearbeiten - Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon (✏️) in der Tabelle, um eine Regel zu ändern
• Regel löschen - Klicken Sie auf das Löschen-Icon (🗑️) in der Tabelle, um eine Regel zu entfernen
• Regel aktivieren/deaktivieren - Über die Checkbox "Regel ist aktiv" im Bearbeiten-Modal
• Filter zurücksetzen - Button "Zurücksetzen" setzt alle Filter zurück

Wie Regeln wirken

• Bei Schichtzuweisung:
  • Das System prüft automatisch alle aktiven Verfügbarkeitsregeln
  • Hart-Regeln: Zeigen Warnung oder blockieren Zuweisung, wenn verletzt
  • Weich-Regeln: Zeigen Hinweis, erlauben aber Zuweisung
• Intelligente Vorschläge:
  • Beim Klick auf eine leere Schicht werden Mitarbeiter vorgeschlagen
  • Mitarbeiter mit verletzten Hart-Regeln erscheinen nicht in der Vorschlagsliste
  • Mitarbeiter mit verletzten Weich-Regeln erscheinen weiter unten in der Liste
• Gültigkeit:
  • Nur aktive Regeln werden berücksichtigt
  • Zeitlich begrenzte Regeln sind nur im Gültigkeitszeitraum aktiv
  • Regeln außerhalb des Gültigkeitszeitraums werden automatisch ignoriert

System (Einstellungen)

Im System-Bereich (⚙️) finden Sie alle Konfigurationsmöglichkeiten der Anwendung. Die Einstellungen sind in verschiedene Unterbereiche unterteilt:

Branding

Passen Sie das Erscheinungsbild der Anwendung an Ihre Organisation an:

• App-Name - Name der Anwendung (erscheint im Header und Login)
• Logo - Eigenes Logo hochladen (PNG, JPG oder WebP, max. 2MB)
• Primärfarbe - Hauptfarbe der Anwendung (Buttons, Links, Akzente)
• Favicon - Wird automatisch aus dem Logo generiert, kann aber auch manuell neu generiert werden

Backup

Sichern Sie Ihre Datenbank regelmäßig:

• Backup herunterladen - Lädt die komplette Datenbank als Datei herunter
• Empfehlung - Erstellen Sie regelmäßig Backups, besonders vor Updates

Rollen

Passen Sie die Bezeichnungen für Führungskräfte an Ihre Branche an:

• Singular-Form - z.B. "Schichtleitung", "Arzt/Ärztin" (wird in Formularen verwendet)
• Kurzform - z.B. "SL", "Arzt" (wird in kompakten Ansichten angezeigt)
• Code - z.B. "Lead", "Doc" (wird in Exporten verwendet)
• Plural-Form - z.B. "Schichtleitungen", "Ärzte" (wird für Listen verwendet)

Schichterkennung

Konfigurieren Sie, welche Schichten automatisch als Wochenend- oder Nachtschichten erkannt werden:

• Wochenend-Erkennung:
  • Samstag als Wochenende zählen (optional: nur ab bestimmter Uhrzeit)
  • Sonntag als Wochenende zählen
• Nachtschicht-Erkennung:
  • Schicht startet nach: z.B. 20:00 (Schichten ab dieser Zeit gelten als Nachtschicht)
  • Schicht endet vor: z.B. 06:00 (Schichten bis zu dieser Zeit gelten als Nachtschicht)
  • Eine Schicht gilt als Nachtschicht, wenn sie entweder nach der Startzeit beginnt oder vor der Endzeit endet

Feiertage

Verwalten Sie Feiertage für die Dienstplanung:

• An Feiertagen wird gearbeitet - Aktivieren/deaktivieren Sie diese Option
• Bundesland - Wählen Sie Ihr Bundesland für regionale Feiertage
• Feiertage hinzufügen - Legen Sie manuelle Feiertage an
• Feiertage importieren - Importieren Sie Feiertage für ein Jahr
• Filter - Filtern Sie nach Jahr und Bundesland
• Verwaltung - Bearbeiten oder löschen Sie bestehende Feiertage

Kalender

Konfigurieren Sie das Kalender-Abonnement für Mitarbeiter:

• Kalender-Einstellungen:
  • Eigene Abwesenheiten im Kalender anzeigen
  • Kollegen in Schicht-Details anzeigen
  • Schichtleitung in Schicht-Details anzeigen
  • Vergangene Wochen anzeigen (1-12 Monate)
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Freigabe (Standard aktiviert)
• Freigegebene Kalenderwochen - Übersicht aller freigegebenen Wochen
• Kalender-Abonnements - Übersicht welche Mitarbeiter das Abo nutzen, Tokens widerrufen

Display

Konfigurieren Sie die Display-Ansicht für Großbildschirme:

• Display-URL - URL für den Großbildschirm (kann kopiert werden)
• Zugang & Sicherheit:
  • PIN-Code (4 Ziffern) für schnellen Zugang
  • Erlaubte IP-Adressen (optional):
    • Ohne IP-Einschränkung: PIN-Eingabe von überall möglich
    • Mit IP-Einschränkung: PIN nur von erlaubten IPs, andere benötigen Login
• Anzeige-Einstellungen:
  • Standard-Modus: Im Haus, Heute, Woche
  • Theme: Automatisch, Hell, Dunkel
  • Auto-Refresh (Sekunden)
  • Auto-Scroll: Aktiviert/Deaktiviert
  • Scroll-Geschwindigkeit und Pause am Ende
• Widgets:
  • Uhrzeit anzeigen
  • Datum anzeigen
  • Geburtstage anzeigen
  • Feiertags-Countdown
  • Abwesende anzeigen (nur Namen, mit Typ, oder aus)
• Kiosk-Tokens - Erstellen Sie langlebige Tokens für Displays im Kiosk-Modus

Arbeitszeit

Konfigurieren Sie Pausenregelungen, Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG):

• Pausenregelung:
  • Pausenhinweise aktivieren/deaktivieren
  • Mindestpause bei > 6h Arbeitszeit (Standard: 30 Minuten)
  • Mindestpause bei > 9h Arbeitszeit (Standard: 45 Minuten)
  • Standard nach ArbZG §4: 30 Min. bei >6h, 45 Min. bei >9h
• Ruhezeit zwischen Schichten:
  • Ruhezeit-Prüfung aktivieren/deaktivieren
  • Mindest-Ruhezeit zwischen Schichten (Standard: 11 Stunden)
  • Standard nach ArbZG §5: 11 Stunden (Pflege/Gastronomie: 10 Stunden erlaubt)
  • Bei Zuweisung wird geprüft, ob die Ruhezeit eingehalten wird
  • Bei Unterschreitung erscheint eine Warnung mit Details
• Maximale Arbeitszeit:
  • Tagesarbeitszeit-Prüfung aktivieren/deaktivieren
  • Max. Tagesarbeitszeit (Standard: 10 Stunden)
  • Wochenarbeitszeit-Prüfung aktivieren/deaktivieren
  • Max. Wochenarbeitszeit (Standard: 48 Stunden)
  • Standard nach ArbZG §3: Max. 10h/Tag, 48h/Woche (Durchschnitt über 6 Monate)

E-Mail

Konfigurieren Sie den E-Mail-Versand (SMTP):

• E-Mail-Versand aktivieren - Aktivieren/deaktivieren Sie den Versand
• SMTP-Konfiguration:
  • SMTP-Server (Host)
  • SMTP-Port (meist 587 für TLS oder 465 für SSL)
  • Verschlüsselung (TLS, SSL, oder keine)
  • SMTP-Benutzername
  • SMTP-Passwort (wird verschlüsselt gespeichert)
  • Absender E-Mail
  • Absender Name
• Test-E-Mail senden - Überprüfen Sie die Konfiguration
• Benachrichtigungs-Empfänger:
  • Urlaubsanträge & Stornierungen: E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen
  • Dienstplan-Änderungen: Betroffene Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt

Mitarbeiter-Portal

Das Mitarbeiter-Portal ist die Ansicht für Mitarbeiter. Hier sehen sie ihre eigenen Schichten und können Urlaub beantragen.

Navigation:

• Meine Schichten - Eigene Schichten der Woche
• Dienstplan - Vollständiger Dienstplan aller Mitarbeiter
• Abwesenheiten - Eigene Abwesenheiten
• Urlaub - Urlaubsverwaltung
• Mein Profil - Profil und Einstellungen
• Abmelden - Ausloggen

Meine Schichten

In "Meine Schichten" sehen Mitarbeiter ihre eigenen Schichten für die aktuelle oder ausgewählte Woche.

• Statistiken:
  • Diese Woche - Zeigt Gesamtstunden und Anzahl Schichten
  • Nächste Schicht - Zeigt Zeit und Datum der nächsten Schicht
  • Verfügbare Stunden - Zeigt die Wochenstunden des Mitarbeiters
• Wochen-Navigation:
  • Pfeile (←/→) - Navigiert zur vorherigen/nächsten Woche
  • KW-Dropdown - Direkte Auswahl einer Kalenderwoche
  • Heute - Springt zur aktuellen Woche
• Schicht-Liste - Tagesweise Übersicht:
  • Jeder Tag zeigt alle Schichten dieses Tages
  • Zeit, Bereich, Schichtname werden angezeigt
  • Team-Informationen (Arzt/Ärztin, Kollegen) werden angezeigt
• Abwesenheits-Warnung - Rote Markierung bei Abwesenheit:
  • Zeigt Typ der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, etc.)
  • Zeigt Zeitraum
  • Zeigt optionale Notiz
• Hinweis - Nur freigegebene Wochen sind sichtbar

Dienstplan

Der Dienstplan zeigt alle Schichten aller Mitarbeiter für die ausgewählte Woche.

• Vollständiger Dienstplan - Alle Schichten aller Mitarbeiter
• Wochen-Navigation - Wie bei "Meine Schichten"
• Bereichsgruppierung - Schichten sind nach Bereichen gruppiert
• Früh/Spät - Zeitliche Gruppierung (vor/nach 12:00 Uhr)
• Eigene Schichten - Mit Stern (★) markiert für schnelle Erkennung

Urlaub

Im Urlaub-Bereich können Mitarbeiter Urlaub beantragen und ihren Urlaubsstand einsehen.

• Urlaubskontingent - Übersicht:
  • Verfügbare Urlaubstage für das aktuelle Jahr
  • Bereits genommene Urlaubstage
  • Verbleibende Urlaubstage
• Nächstes Jahr - Vorschau auf das nächste Jahr
• Urlaub beantragen (➕):
  1 Klicken Sie auf "Urlaub beantragen"
  2 Wählen Sie das Startdatum
  3 Wählen Sie das Enddatum
  4 Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu
  5 Klicken Sie auf "Beantragen"
• Meine Anträge - Liste eigener Anträge:
  • Status: Offen, Genehmigt, Abgelehnt
  • Zeitraum
  • Notiz

Mein Profil

Im Profil sehen Mitarbeiter ihre persönlichen Informationen und können Einstellungen ändern.

• Informationen:
  • Name
  • E-Mail
  • Wochenstunden
  • Zugeordnete Bereiche
• Passwort ändern:
  1 Klicken Sie auf "Passwort ändern"
  2 Geben Sie das aktuelle Passwort ein
  3 Geben Sie das neue Passwort ein (2x zur Bestätigung)
  4 Klicken Sie auf "Speichern"
• Kalender-Abonnement:
  1 Klicken Sie auf "Kalender-URL anzeigen"
  2 Kopieren Sie die angezeigte URL
  3 Fügen Sie die URL in Ihrer Kalender-App ein:

  • Google Calendar: Einstellungen → Kalender hinzufügen → Per URL
  • Outlook: Kalender hinzufügen → Aus dem Internet abonnieren
  • Apple Calendar: Ablage → Neues Kalenderabonnement
  Tipp: Die Kalender-URL wird automatisch aktualisiert, wenn der Dienstplan geändert wird. Sie müssen die URL nur einmal einrichten.

Display (Anzeige-Modus)

Der Display-Modus ist für öffentliche Anzeigen auf Monitoren in der Praxis/Einrichtung gedacht.

• Zugang:
  • PIN-Eingabe - 4-stellige PIN für schnellen Zugang
  • Passwort-Login - Falls IP-Adresse nicht erlaubt ist (nur für Planer/Admin)
• Header:
  • Uhrzeit - Aktuelle Zeit (wird automatisch aktualisiert)
  • Datum - Aktuelles Datum
  • Kalenderwoche - Aktuelle KW
  • Widgets - Geburtstage, Feiertag-Countdown
• Modus-Switcher (bei Mauszeiger sichtbar):
  • 👥 Im Haus - Zeigt, wer aktuell im Haus ist (aktive Schichten)
  • 📋 Heute - Zeigt alle Schichten des heutigen Tages
  • 📅 Woche - Zeigt Wochenübersicht
  • ⛶ Vollbild - Aktiviert Vollbildmodus
  • 🌓 Theme - Wechselt zwischen Hell- und Dunkelmodus
• Im Haus:
  • Aktive Schichten - Wer arbeitet gerade?
  • Nächste Schichten - Wer kommt als Nächstes?
• Heute:
  • Tagesübersicht - Alle Schichten des Tages
  • Nach Bereichen - Gruppiert nach Bereichen
• Woche:
  • Wochenübersicht - Alle Schichten der Woche
  • Nach Tagen - Tagesweise Gruppierung
• Footer:
  • Abwesende - Wer ist abwesend?
  • Mini-Statistik - Kurze Übersicht

Tipps & Tricks

Schnellzugriffe

• Vorlagen-Dropdown in der Planung für schnellen Zugriff auf gespeicherte Wochen
• KW-Dropdown für direkte Navigation zu einer bestimmten Woche
• Filter für schnelle Suche nach Bereichen oder Mitarbeitern

Tastatur

• Escape - Schließt offene Dialoge
• Enter - Sendet Formulare ab (wenn fokussiert)
• Tab - Navigiert zwischen Eingabefeldern

Mobile

• Hamburger-Menü im Mitarbeiter-Portal für mobile Navigation
• Responsive Design - Funktioniert auf allen Geräten (Smartphone, Tablet, Desktop)
• Touch-Gesten - Wischen zum Navigieren zwischen Wochen

Effiziente Planung

• Vorlagen nutzen - Speichern Sie wiederkehrende Wochenmuster als Templates
• Wochen-Modus - Nutzen Sie die Wochenansicht für besseren Überblick
• Intelligente Vorschläge - Lassen Sie sich passende Mitarbeiter vorschlagen
• Filter kombinieren - Kombinieren Sie Bereichs- und Mitarbeiter-Filter für präzise Ansichten

Häufige Fragen